Uma necessidade calculada pelo MRP precisa ser lida com suas referências de quantidade e data. O PPCP e compras devem conhecer o saldo utilizado, os recebimentos considerados e o momento em que o material será consumido na produção.

O MRP, planejamento das necessidades de materiais, utiliza as necessidades dos produtos e suas estruturas de componentes para calcular o abastecimento. O cálculo considera estoques e recebimentos previstos conforme as regras adotadas no sistema.

Uma proposta de compra precisa ser analisada a partir desses dados. Um saldo desatualizado ou um recebimento previsto para depois do consumo pode alterar a condição de atendimento da produção.

Da necessidade do produto à quantidade do componente

Considere um exemplo simplificado de um produto que utiliza dois componentes iguais por unidade. Para fabricar 100 unidades, a necessidade bruta é de 200 componentes.

Se existem 50 componentes disponíveis e outros 40 têm recebimento previsto antes do consumo, a necessidade restante é de 110. O exemplo desconsidera estoque de segurança, perdas previstas, reservas e regras de lote. Na operação, esses critérios podem alterar a quantidade proposta.

A estrutura do produto precisa refletir o que será fabricado. Uma mudança na quantidade por unidade ou na especificação do componente deve ser atualizada pelos responsáveis. A unidade de medida também merece atenção quando a compra e o consumo utilizam referências diferentes.

Ao conferir a proposta, o PPCP deve conseguir identificar qual necessidade gerou aquela quantidade. Isso ajuda a revisar o cálculo quando o pedido muda, quando existe uma nova revisão do produto ou quando a quantidade programada é alterada.

Estoque disponível e recebimentos previstos

O saldo considerado pelo planejamento precisa seguir as regras de disponibilidade da empresa. Materiais reservados para outra finalidade ou em condições que exigem liberação devem receber o tratamento definido para o processo.

Também é necessário verificar os pedidos de compra e as ordens de fabricação já previstos. Eles representam abastecimentos futuros, com quantidades e datas que precisam ser acompanhadas.

Uma entrega reagendada pelo fornecedor pode mudar o atendimento de uma necessidade. Compras deve atualizar a previsão e comunicar a alteração ao PPCP. Com a nova data, a equipe consegue verificar quais operações dependem do material e avaliar o encaminhamento adequado.

A conferência precisa evitar duas situações: comprar novamente algo que já tem abastecimento previsto e contar com uma entrega que perdeu sua validade. As duas dependem de registros coerentes com o acompanhamento feito pelas áreas.

A data em que o material será utilizado

A data de entrega do produto acabado ao cliente é uma referência para organizar o atendimento. Cada componente precisa estar disponível na etapa em que será utilizado. O PPCP deve relacionar essas datas ao roteiro de fabricação.

Para um material comprado, o tempo necessário pode incluir o processamento da compra, o prazo do fornecedor e o recebimento na fábrica. Inspeções ou liberações previstas no procedimento também precisam ser consideradas ao definir quando o material estará disponível para uso.

O prazo cadastrado deve acompanhar as condições de fornecimento. Se o fornecedor passou a atender em um período maior, manter a referência antiga pode gerar uma proposta incompatível com a necessidade da produção.

Na rotina entre PPCP e compras, a conferência pode começar pelas propostas que atendem operações próximas. Para cada uma, verifique a necessidade que originou o cálculo, o saldo adotado e a previsão dos recebimentos. Quando uma dessas referências estiver incorreta, a informação precisa ser corrigida e seu efeito no planejamento deve ser reavaliado antes de encaminhar a compra.